Die Applikation Kontakt befindet sich unter Applikationen / Kontakt und gliedert sich in folgende Teilapplikationen:

  • Kontaktanfragen – Archiv aller über die bestehenden Formulare eingegangenen Anfragen
  • Kontaktformulare – Verwaltung von Kontaktformularen

Kontaktanfragen

Jede Kontaktanfrage, die von einer Webseite aus vom Benutzer erzeugt und versandt wird, wird als eigenständiges Objekt in der Datenbank gespeichert. Somit ist gewährleistet, dass alle Anfragen zurückverfolgt werden können, auch wenn die E-Mail, die an den Bearbeiter als Kopie geht, aus Gründen nicht mehr auffindbar ist.

In der Übersicht aller Anfragen sind die wichtigsten Informationen zur Anfrage einzusehen:

Kontaktanfragen zur Änderung auswählen

Übersichtsliste der Kontaktanfragen mit den Spalten Kontaktanfragen, Seite, Bereich, Status und Eingegangen am

Das Feld Status enthält die Werte Beantwortet bzw. Unbeantwortet und dient lediglich zu Übersichtszwecken.

Bereits in der Übersicht kann über die Schnellauswahl Status der Status mehrerer Anfragen gleichzeitig geändert werden. Dabei sind die zu ändernden Anfragen zu markieren, deren Status zu ändern ist und die Änderungen mit Klick auf die Schaltfläche Sichern am unteren Ende der Liste zu bestätigen.

Bemerkung

Das Feld Status enthält die Werte Beantwortet bzw. Unbeantwortet und dient lediglich zu Übersichtszwecken.

Die Detailansicht einer Anfrage beinhaltet folgende Optionen:

Option Erläuterung
Anfrage für ... Enthält alle vom Benutzer im Formular ausgefüllten Felder
Status Unbeantwortet/Beantwortet, kann auch an dieser Stelle geändert werden
Bemerkungen Hier können Sie Bemerkungen zur Anfrage hinterlegen. Diese werden nicht per E-Mail an den Absender der Anfrage versandt, sondern dienen lediglich Dokumentationszwecken
Dateien Besitzt das zugrundeliegende Formular Dateifelder und hat der Absender diese verwendet, können Sie die von ihm hochgeladenen Dateien hier abrufen

Kontaktformulare

Kontaktformulare können auf Basis verschiedener Feldtypen frei definiert werden. Bei der Neuanlage eines Formulars stehen zunächst folgende Optionen zur Verfügung:

Option Erläuterung
Name Dient der Identifikation des Formulars (Bei Referenzierung über Plugin: Formular) und wird in den E-Mails an die Ansprechpartner angezeigt
Beschreibung des Formulars Wird in den E-Mails an die Ansprechpartner angezeigt, die als Kopie zur eigentlichen Abfrage versendet werde
Ansprechpartner Hier können CMS-Redakteure ausgewählt werden, die eine Kopie der jeweils über das Formular gestellten Anfrage per E-Mail erhalten
Standard-Felder erstellen Falls aktiviert, wird ein Formular mit den Feldern Anrede, Vorname, Name, Firma, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Fax, E-Mail und Ihr Anliegen erstellt

Nach Auswahl der Basisparameter, bestätigen Sie per Klick auf Sichern und weiter bearbeiten. Im nächsten Schritt können Sie nun die erzeugten Felder bearbeiten. Der Bearbeitungsmodus eines Formular enthält folgende zusätzliche Optionen:

Option Erläuterung
Empfänger (extern) Zusätzlich zu den in Ansprechpartner definierten Benutzern, können weitere E-Mail Adressen eingegeben werden, die eine Kopie der Anfrage über das Formular erhalten.
Gruppen Gruppen dienen der optischen Auftrennung bestimmter, inhaltlich voneinander unterschiedlicher Formulargruppen (bspw. Angaben zur PersonAngaben zum Unternehmen). Damit Gruppen an konkrete Formularfelder gebunden werden können, müssen diese zunächst angelegt werden. Danach muss das komplette Formular unter Sichern und weiter bearbeiten gesichert werden. Erst dann stehen die erzeugten Gruppen als Auswahl für die zu definierenden Eingabefelder zur Verfügung.

 

Formular von Gruppen mit den Spalten Name, Position und der Option eine Gruppe hinzuzufügen sowie Drop-Downs eines Kontaktformulars mit den Spalten Gruppe, Position, Name, Beschreibung, Pflichtangabe Ja/Nein, Wertebelegung und der Option ein Drop-Down hinzuzufügen

Bemerkung

Gruppen sind keine notwendigen Konfigurationsoptionen und sollten nur dann verwendet werden, wenn es zwingend notwendig ist oder das Formular ohne Gruppierung unübersichtlich werden könnte.

Die Definition der im Formular verwendbaren Felder erfolgt auf Basis der verschiedenen Feldtypen:

Typ Erläuterung
Dropdown Das Dropdown ist sinnvoll, wenn eine Auswahl mehrerer Optionen im Formular erzeugt werden soll. Dabei werden die verfügbaren Optionen im Feld Werte durch semikolon-getrennte Worte (ohne Leerzeichen) definiert
Eingabefeld Kann vom Typ Text einzeiligE-MailText mehrzeiligDatumGanzzahlDezimalzahl und PDF-Datei sein. Bei Feldern vom Typ E-Mail sollte die Option E-Mail Adresse des Anfragers markiert werden. Nur wenn diese Option gesetzt ist, erhält der Absender einer Kopie seiner Anfrage per E-Mail.
Checkboxen Checkboxen enthalten einen Wert, den der Benutzer an- oder abwählen kann.

Jedes Formularfeld enthält weiterhin:

Option Erläuterung
Gruppe Zuweisung einer zuvor definierten Gruppe
Name Name des Feldes
Beschreibung Dient als Hilfstext, wird unterhalb des Feldes in verkleinerter Schrift angezeigt
Pflichtangabe Bestimmt, ob das Feld ausgefüllt werden muss, wird mit einem Sternsymbol am Feld als solches markiert
Position Die Position bezieht sich auf die Ordnung im Formular als Ganzes oder innerhalb der Gruppe, die dem Feld zugewiesen wurde

Eine Sammlung von Text-Eingabefeldern kann wie folgt aussehen:

Darstellung von Eingabefeldern im CMS - hier Vorname, Name, Firma, Telefon, E-Mail und Ihr Anliegen

Nachfolgend ist die Repräsentation eines Formulares durch das Formular-Plugin dargestellt. Es beinhaltet zwei Gruppen. Die Anordnung der Gruppen sowie der in ihnen enthaltenen Felder erfolgt auf Basis des Attributes Position.

Darstellung des oben beschriebenen Formulars auf der Website

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Max Vorhauer

Max Vorhauer
Projekt- und Produktmanager

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